La empresa
La Plataforma Perinity GRC es una solución integrada para la gestión de riesgos, cumplimiento normativo y auditoría. Combina diversos módulos, como gestión de riesgos, cumplimiento regulatorio, auditoría interna, formularios y gestión de políticas, para ofrecer una solución integral y personalizable según las necesidades específicas de cada empresa.
Mi rol en la empresa
Comencé mi trayectoria en Perinity en mayo de 2021. En ese momento, los principales objetivos del equipo de tecnología y producto eran modernizar la tecnología (de JSF a Angular) y mejorar la experiencia de usuario en el sistema, que era extremadamente complejo y poco intuitivo.
Uno de los grandes retos que enfrenté en la empresa fue la renovación del módulo de formularios, uno de los más solicitados por los clientes y, a la vez, uno de los más evitados debido a su complejidad. A continuación, explico cómo fue este proceso:
El proyecto cuestionario
El módulo de formularios desempeña un papel fundamental dentro del ecosistema de Perinity: a través de él, los clientes pueden realizar encuestas internas, evaluaciones de proveedores, apoyar auditorías, entre otras funciones. Sin embargo, existían dos problemas principales que hacían que los clientes evitaran su uso:
- 1Flujo de creación de formularios excesivamente complejo: Para crear un formulario, era necesario primero crear grupos de preguntas; dentro de estos grupos, añadir múltiples preguntas; y para cada una de ellas, construir una biblioteca de alternativas.
- 2Usabilidad poco intuitiva y muy punitiva, por ejemplo: el sistema no permitía reordenar preguntas. Si durante la construcción del formulario el usuario notaba que una pregunta debía colocarse antes que otra, era necesario eliminar todas y volver a crearlas desde cero
A estos problemas se sumaban otros desafíos, como un diseño visual desactualizado y poco intuitivo, numerosos errores que generaban pérdidas, exceso de configuraciones (muchas de ellas creadas para un cliente específico pero que terminaban aplicándose a toda la base), y funcionalidades cuya finalidad ya no era comprendida ni siquiera por los propios colaboradores de Perinity, entre otros.
El proceso
El primer mes del proyecto fue dedicado a entender en profundidad el problema. Realicé varias capacitaciones para comprender el flujo actual de creación de formularios, mapeé las funcionalidades existentes, las que ya no se utilizaban, las más importantes, y también aquellas que aún no estaban disponibles pero que habían sido solicitadas a través del soporte.
También tuve la oportunidad de hablar directamente con los clientes, lo cual fue un punto clave: logré conocer varios escenarios de uso que hasta entonces desconocía, lo que amplió significativamente el abanico de posibilidades para el nuevo formulario. Entre los clientes entrevistados, seleccionamos aquellos con mayor demanda y expectativas respecto al módulo para que actuaran como stakeholders y nos acompañaran a lo largo del proyecto.
Tras esta fase inicial de entendimiento, comencé a diseñar algunas jornadas de usuario y wireframes de baja fidelidad, con el objetivo de organizar las ideas e identificar qué propuestas se alineaban (o no) con el problema que queríamos resolver. A partir de esos wireframes iniciales, agendamos una segunda ronda de reuniones con cada uno de los stakeholders para recopilar sus primeras impresiones y dar continuidad al processo.
Prototipado y pruebas de usabilidad
Después de la segunda ronda con los stakeholders, avanzamos con los prototipos de alta fidelidad y creamos versiones navegables para llevar a cabo una tercera ronda de entrevistas, esta vez realizando pruebas de usabilidad más cercanas al uso real.
Las pruebas se realizaron de forma remota, a través de Google Meet, y logramos agendar sesiones con los cuatro clientes que venían acompañándonos en el proceso. En general, las pruebas fueron exitosas, aunque algunos elementos aún requerían ajustes, principalmente por haber generado cierta confusión.
Un punto de atención que resultó difícil de manejar —incluso durante nuestras pruebas internas con el equipo— fue que algunos usuarios estaban muy acostumbrados al formulario actual, y tendían a replicar los pasos anteriores. Sin embargo, una vez que lograban desprenderse de esa referencia, el nuevo flujo se volvía más claro y fluido.
* Los prototipos de alta fidelidad fueron realizados por otro diseñador de la empresa.
Entrega
A medida que se fue desarrollando el proyecto, fuimos liberando versiones en el entorno de homologación para los stakeholders y recogiendo sus comentarios. El feedback fue muy positivo, especialmente porque logramos diseñar un flujo que facilitaba varios escenarios de uso que no esperaban que fueran contemplados.
Tras el lanzamiento del módulo, el formulario se convirtió en una parte clave del sistema, ya que empezó a utilizarse de muchas otras formas que antes no se consideraban, como en encuestas internas dentro de las empresas. Conseguimos hacer que la herramienta fuera mucho más robusta y, al mismo tiempo, más fácil de usar: los usuarios la comparaban con Google Forms, lo que facilitó la adopción.
Sin embargo, a medida que surgían nuevos usos, también aparecieron oportunidades de mejora, como evaluaciones automáticas, formularios recurrentes, aplicaciones de BIA (Análisis de Impacto en el Negocio), entre otros. Perinity formó un equipo exclusivo para continuar evolucionando el módulo de formularios y, hasta donde lo seguí, el producto sigue creciendo.